Jak efektywnie budować poprzez redukcję
Wielkie sprzątanie to klucz do realizacji inicjatyw i kluczowych priorytetów
Osoji, czyli sztuka zamykania rozdziałów
Ostatnio przeczytałem artykuł opisujący/inspirujący mnie w osoji [1]. Co to? Pod koniec roku w Japonii praktykuje się tradycyjne osoji – wielkie sprzątanie, które nie tylko oczyszcza przestrzeń, ale także pomaga zamknąć to, co zbędne. Wartość tego rytuału polega na uporządkowaniu chaosu i stworzeniu przestrzeni dla nowego. Patrząc na to z perspektywy pracy i życia zawodowego, osoji może być metaforą dla świadomego odpuszczania rzeczy, które nie przynoszą wartości.
Zasada Pareto w praktyce
Przy czytaniu pierwszym moim skojarzeniem była Zasada Pareto 80/20 [2], która mówi, że 80% wyników pochodzi z 20% działań. Chyba nie odkryję Ameryki, gdy powiem, że w wielu dużych i złożonych firmach wciąż traci się czas i energię na projekty, które nie mają znaczącego wpływu na sukces. Często też buduje się dodatkowe działy lub zespoły kompetencyjne, aby wzmocnić organizację, a gdy rozwój tej kompetencji zostanie osiągnięty, struktury te pozostają „na wszelki wypadek”. Moje doświadczenia pokazują, że zamykanie mniej istotnych inicjatyw, podobnie jak w osoji, pozwala skupić się na działaniach, które przynoszą realną wartość. Kluczowe jest regularne sprawdzanie adekwatności struktur, odpowiedzialności i decyzyjności – to proces, który nigdy nie powinien się zatrzymywać.
Lokalna vs. globalna optymalizacja
Oczywiście adekwatność zależy od perspektywy – i to bardzo. Negatywnym przykładem są lokalne optymalizacje, które często prowadzą do zwiększenia złożoności i kosztów, zamiast rzeczywistego usprawnienia działania całości. Liderzy poszczególnych zespołów czy działów często koncentrują się na maksymalizowaniu wyników swoich obszarów, co generuje konflikty interesów i utrudnia współpracę. Myślenie systemowe dało mi inny mindset: organizacja działa jak naczynia połączone – optymalizacja jednej części kosztem innych może zaburzać przepływ wartości w całym systemie. Kluczowe jest spojrzenie na organizację jako całość, zarządzanie jej złożonością i promowanie wewnątrz współpracy zamiast rywalizacji. Wspólne cele organizacyjne i eliminowanie lokalnych „królestw” zmniejszają marnotrawstwo i zwiększają efektywność całego systemu. Myślenie systemowe to ciekawy temat – chętnych do rozmowy zapraszam do kontaktu oraz do zajrzenia na stronę [3].
Waste w Lean
To, co mi pomaga świadomie pracować z marnotrawstwem, to nazwanie go – oczywiście można skorzystać z pomocy gotowca, polecam ściągę [4]. Filozofia Lean wprowadza pojęcia muda (marnotrawstwo), mura (nierówności) i muri (przeciążenie). Przykłady muri widziałem w wielu organizacjach, gdzie nadmiar procedur i oczekiwań wobec zespołów prowadził do wypalenia. Mura może objawiać się w nierównym podziale obowiązków między zespołami, co często blokuje przepływ pracy. O Muda już trochę napisałem w akapicie o zasadzie Pareto. Temat Lean, podobnie jak Myślenie Systemowe, jest bardzo szeroki, więc skracając/wybierając z niego: eliminacja wszelkich nadmiarowych form marnotrawstwa jest jak osoji – oczyszcza organizację i pozwala działać efektywniej.
Sztuka korzystania z priorytetów
To, co wynoszę z Agile, to bycie blisko potrzeb i szybkie pętle uczenia się oparte na skupieniu. W tym pomaga porządkowy porządek wyzwań (powszechnie często nazywany jako priorytetyzacja), który wymaga odwagi – szczególnie w odpuszczaniu. Co ciekawe, najprostsze narzędzia dla osiągnięcia tego bywają najskuteczniejsze. Sam jestem zwolennikiem backlogu, czyli uporządkowanej listy, gdzie tematy układa się w jednym wymiarze – od najważniejszych po mniej ważne. Choć kryteria porządkowania mogą być różne dla różnych organizacji, jasne uporządkowanie/priorytety pozwalają zespołom lepiej zarządzać czasem i zasobami. A sprzątanie backlogu jest proste: zostaw tyle z góry, ile jesteś w stanie zapamiętać tak aby od razu o nich opowiedzieć, resztę usuń – tylko blokuje jasność i łatwość działania.
Hipotezy i eksperymenty
Nawet najlepszy backlog (np. taki oparty tylko na oczekiwanych Outcome) dla mnie jest zbiorem hipotez. Nie wierzę w możliwość przewidywania przyszłości i budowania idealnych planów (o czym pisałem już [5]). Często – gdy pewność jest za mała – dobrze sprawdza się podejście oparte na hipotezach, które można badać i testować poprzez eksperymenty. To podejście pozwala osiągać mniejsze lub większe sukcesy: albo udaje się zrealizować założenia backlogu, albo dowiedzieć się czegoś nowego, co zmienia nasz sposób działania. A najlepiej, gdy udaje się jedno i drugie. Hipotezy, których nie potwierdziły sprawdzenia/eksperymenty warto wyrzucić i zrobić miejsce na nowe.
Nowy rok, nowa jakość
Więc przed rozpoczęciem planowania nowego kwartału, roku czy iteracji – warto pozbyć się tego, co blokuje nas przed działaniem skuteczniej. Dla mnie w życiu zawodowym, jak i osobistym, świadome odpuszczanie jest jak otwieranie drzwi do rozwoju i innowacji. Tego sobie życzę i chcę się w tym dalej ćwiczyć, bo nie ukrywam mam jeszcze wiele do nauki.
Osoji to nie tylko tradycja, ale uniwersalna lekcja: czasami mniej naprawdę oznacza więcej. Budując uczące się organizacje – to moje motto – chcę o tym pamiętać.
Czy Ty i Twoja firma jesteście gotowi na swoje osoji? 😊
Źródła
[1] Cyfrowe bankructwo i Osoji – czyli jak zamknąć to, co zbędne
[2] Zasada Pareto